Organisaties staan in deze eeuw voor grote uitdagingen op het terrein van innovatie, klantgerichtheid, flexibiliteit, productiviteitsverhoging en het vinden en behouden van talent. De hardnekkige bureaucratische organisatieprincipes waar veel hedendaagse organisaties op zijn gebaseerd, zijn echter niet meer van deze tijd. Technische innovaties kunnen slechts in beperkte mate bijdragen aan fundamentele vernieuwing, evenals het veranderen van cultuur en gedrag beperkingen kent.
De auteurs van het boek Het Nieuwe Organiseren hebben niet de illusie dat met quick fixes en quick wins de oplossing van alle organisatieproblemen van vandaag wordt gevonden. Ze zijn ervan overtuigd dat de bureaucratische principes het bouwen van een nieuwe toekomst in de weg staan. Ze wijzen op de vicieuze cirkel waar bureaucratie maar niet uit kan ontsnappen. Bureaucratische organisaties zijn gesloten systemen, gericht op interne perfectionering. Medewerkers worden er geconfronteerd met situaties die niet met behulp van bestaande procedures en regels op te lossen zijn. Daarom zoeken ze naar oplossingen buiten de bestaande regels om, vaak gebruik makend van een netwerk van informele contacten. Daardoor ontstaat ruis in de organisatie, die door de bureaucratie wordt aangepakt door nieuwe regels en aangescherpte controle. Daardoor wordt het voor medewerkers nog moeilijker om hun werk goed te doen binnen de kaders en moeten ze nog creatiever improviseren en ritselen. Zo ontstaan twee gescheiden werkelijkheden met een ondoorzichtig oerwoud aan regels en controles die op papier moeten kloppen en een informele, feitelijke werkelijkheid die het gedrag van medewerkers verklaart. Zo kunnen veel veiligheidsincidenten en ongelukken worden verklaard door ‘normaal geworden regelovertredingen’, die vaak geen andere keuze hebben gezien het onmogelijke kaders van regels waarbinnen ze moeten opereren. Ondanks de illusie van controle, is er op centraal niveau in de bureaucratie maar weinig inzicht in wat er op uitvoerend niveau precies gebeurt in de organisatie.
Volgens de auteurs van het boek moeten we helemaal terug naar af en de ontwerpprincipes ontleden die ten grondslag liggen aan de meeste organisaties. Zij baseren zich daarbij op de integrale ontwerpleer en de sociotechnische systeemtheorie, die structurele oplossingen bieden voor de beperkingen en disfuncties van de klassieke bureaucratie. Vanuit die achtergrond pleiten zij voor een integrale ontwikkeling en vernieuwing van de arbeidsorganisatie. Het primaire proces en de arbeidsdeling die dar plaatsvindt, zijn het aangrijpingspunt voor nieuwe vormen van organiseren. In het uitvoeren van het primaire proces moeten medewerkers over voldoende regelcapaciteit of autonomie beschikken om in te spelen op de uiteenlopende en dikwijls onvoorspelbare vragen en wensen van klanten, patiënten, cliënten, burgers en studenten. Bovendien moeten zij de vrijheid hebben om flexibel te kunnen afstemmen met collega’s en andere betrokkenen. Vanuit een herontwerp van de productiestructuur moet vervolgens de besturingsstructuur worden herontworpen, evenals de ondersteunende diensten en systemen.
Het is de auteurs niet te doen om DE nieuwe organisatie, maar om ontwerpoplossingen te vinden die specifiek passen bij de eigenheid van elke organisatie. Het gaat hen om ‘organizational choice’. Ze behandelen daarom meer de principes die ten grondslag liggen aan nieuwe, flexibele structuren dan nieuwe organisatietypen.
Het nieuwe organiseren is geen boek dat je op een avond uitleest. Je vindt er geen makkelijke recepten of euforische voorbeelden. Het is een grondig organisatiekundig studieboek voor managers en organisatiedeskundigen die echt de moeite willen nemen om het functioneren van organisaties te doorgronden en willen nadenken over de implicaties van fundamentele innovatie voor het herontwerpen van organisaties.
Herman Kuipers, Pierre van Amelsvoort, Eric-Hans Kramer Het Nieuwe Organiseren. Alternatieven voor de bureaucratie. Leuven/Den Haag: Acco, 2010